Toutes les entreprises dont les activités nécessitent l’usage, l’échange et l’archivage de nombreux fichiers et paperasseries dématérialisées doivent se doter d’outils de gestion documentaires efficaces. Il existe toutefois actuellement des solutions logicielles performantes qui permettent une prise en charge optimale des flux documentaires.
L’éditique pour un traitement à la chaîne des documents
Une éditique bien conçue permet de mettre en place un système de traitement des documents bien organisé. À noter qu’à partir de leur arrivée au sein de l’entreprise, les documents passent souvent par plusieurs étapes avant leur diffusion ou leur archivage. Dans l’ordre, une chaîne éditique comprendra :
- la réception,
- l’indexation,
- la conversion dans les formats requis,
- la composition dynamique,
- la post-composition,
- le tri,
- le regroupement,
- le lotissement (trl),
- la diffusion,
- l’archivage.
Automatiser pour accélérer le traitement
Factures, bons de commande, contrats, documents administratifs, etc., les entreprises doivent quotidiennement produire de nombreux documents, destinés à divers destinataires extérieurs ou internes. Le recours à un logiciel GED (gestion électronique de document) s’impose souvent. D’ailleurs, ce type d’outil informatique ne manque pas d’avantages. Il comprend généralement des fonctions permettant de :
- Créer automatiquement les documents aux formats requis
- Faciliter le traitement et la diffusion des données et informations
- Dématérialiser et archiver les documents
Par ailleurs, ces logiciels sont prévus pour être collaboratifs et pour rendre les documents accessibles aux personnes et aux services qui sont autorisés à les voir ou à les modifier.
Comment choisir un logiciel d’éditique ?
Le choix de votre solution GED se basera essentiellement sur vos besoins et les exigences en gestion documentaire de votre métier. Les identifier s’impose ainsi avant de procéder à la recherche.
Toutefois, d’autres critères doivent être pris en compte, notamment le niveau de sécurisation des documents proposé par le logiciel, ainsi que la qualité des documents produits. Ces éléments sont primordiaux pour les entreprises qui doivent obligatoirement dématérialiser leurs factures (cas des fournisseurs de l’État) et utiliser différents canaux de diffusion.
Les TPE et les petites structures peuvent se contenter d’un logiciel avec les fonctionnalités de base (pour la dématérialisation, la mise en forme, le publipostage…). Mais choisir une solution tout-en-un est préférable pour les entreprises de moyenne et de grande taille et en pleine évolution. Elles pourront ainsi bénéficier de la possibilité de mettre en place une chaîne éditique complète et d’un outilqui les accompagnera dans leur développement.